Ga naar de inhoud 
Voorkom ze met de gratis tips van Parkstad Administratie & Advies
Een effectieve boekhouding is de ruggengraat van elk bedrijf. Toch lopen veel ondernemers in dezelfde valkuilen als het gaat om boekhouding. Hieronder onze TOP 12 veelgemaakte fouten in de boekhouding en gratis advies over hoe je deze kunt voorkomen.
1. Ontbrekende documentatie
Toelichting: goede documentatie voorkomt verwarring en potentiële boetes bij belastingcontroles.
Advies: zorg ervoor dat je alle inkomsten en uitgaven zorgvuldig en inzichtelijk bewaart.
2. Foutieve verslaglegging
Toelichting: het gebruik van onjuiste documenten kan leiden tot fouten in je boekhouding.
Advies: gebruik altijd het juiste document, zoals een factuur, declaratie, contract, overeenkomst, aangifte ob, e.d. bij je boekingen.
3. Financiële documenten slechts bewaren in je e-mail archief
Toelichting: het snel kunnen vinden van documenten is essentieel voor een effectieve boekhouding. Kassabonnen kunnen na verloop van tijd onleesbaar worden en je mailbox als primair archief gebruiken is een no-go.
Advies: bewaar documenten op een toegankelijke locatie op boekstuknummer. Een nog betere oplossing is het document digitaal koppelen in je boekhouding. Dit kan echter tijdrovend zijn. Ons administratiekantoor uit Brunssum biedt deze oplossing standaard aan.
4. Administratie is niet up-to-date
Toelichting: het bijhouden van actuele administratie is cruciaal om inzicht te krijgen in je financiële situatie en om problemen met belastingaangiften te vermijden.
Advies: werk je administratie maandelijks bij. Lukt dit niet, overweeg dan een boekhouder of administratiekantoor die dat wel doet:
Diensten | Onze dienstverlening (parkstadadministratie.nl)
5. Bankverschillen
Toelichting: afwijkingen van het banksaldo met het saldo in je administratie kunnen wijzen op boekhoudkundige fouten. De foutopsporing en het corrigeren hiervan kunnen lastig zijn.
Advies: controleer regelmatig je banksaldo en vergelijk dit met het saldo op de balans. Blijf dit controleren om fouten snel op te sporen.
6. Fouten in identificatie en waardering van activa
Toelichting: wel of geen activa en het waarderen hiervan is van invloed op je financiële resultaten en vermogen. Fouten kunnen leiden tot verkeerde conclusies en beslissingen.
Advies: volg de richtlijnen voor het bepalen van je investeringen, houdt rekening met een eventuele restwaarde en de afschrijvingstermijn.
7. Foutieve verwerking van btw
Toelichting: vertrouw niet blind op automatisering bij btw-boekingen. Er zullen altijd gevallen zijn waar je dit manueel dient aan te passen in de boeking.
Advies: voer altijd handmatige controles uit op btw-boekingen, volg de btw op de factuur en zorg ervoor dat facturen tijdig worden ingeboekt om OB-achterstanden te voorkomen.
8. Vermenging van zakelijke en persoonlijke financiën
Toelichting: dit kan het indienen van belastingaangiften ingewikkelder maken en leiden tot onnodige problemen. Je resultaat kan afwijken van de werkelijkheid met een verschil in te betalen of te ontvangen Inkomstenbelasting als gevolg.
Advies: houd strikte scheiding tussen zakelijke en persoonlijke financiën om belastingaangifte eenvoudiger te maken.
9. Te laat of niet indienen van belastingaangiften
Toelichting: het niet tijdig indienen van belastingaangiften kan leiden tot boetes en financiële problemen.
Advies: ken alle belastingdeadlines en zorg ervoor dat je ze strikt volgt door er prioriteit aan te geven.
10. Geen of te weinig back-ups van je boekhouding
Toelichting: back-ups zijn essentieel om te voorkomen dat je belangrijke financiële gegevens verliest in geval van technische problemen of calamiteiten.
Advies: maak regelmatig back-ups van financiële gegevens en doe ook regelmatig een inconsistentie-check.
11. Kasverschillen
Toelichting: als je kassaldo niet aansluit met de boekingen dan is je administratie onvolledig. De administratieve onderbouwing dient op elk moment compleet te zijn.
Advies: voor elke uitgave of ontvangst dient een onderliggend document te zijn. Hou dit bij in een kasboek waarin je alles op datum bijhoudt, eventuele btw vermeldt en je het saldo laat cumuleren.
12. Dubbele debiteuren of crediteuren
Advies: check altijd goed of een klant of leverancier al in je systeem is aangemaakt.
Toelichting: het gevaar schuilt in het dubbel opnemen van facturen en openstaande posten die niet correct zijn.
Conclusie
Het vermijden van deze veelvoorkomende boekhoudfouten is van vitaal belang voor je bedrijf. Boekhouden vereist specifieke kennis; een boekhoudprogramma dient als hulpmiddel waarbij alles afhangt van de invoer.
Als jouw persoonlijke boekhouder zijn we er om je te helpen bij het beheren van je boekhouding en belastingen, zodat je deze fouten kunt voorkomen en je financiën in topconditie kunt houden. Alleen al kijkend naar bovenstaande TOP 12 zijn wij ervan overtuigd, dat de kosten niet opwegen tegen de opbrengsten.
Gun je bedrijf een goede boekhouding; hoe je dit realiseert is van ondergeschikt belang.
Vragen of ideeën? Neem contact met ons op www.parkstadadministratie.nl gevestigd in Brunssum.
We werken in de regio Parkstad Limburg, waaronder plaatsen als Heerlen, Kerkrade, Brunssum, Landgraaf, maar ook in Sittard, Geleen, Stein en de omliggende gebieden.
